Nắm rõ quy định về cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ theo Thông tư 78 sẽ giúp người bán/doanh nghiệp thực hiện và xử lý các nghiệp vụ liên quan một cách chính xác và hiệu quả hơn. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin cụ thể về vấn đề này!
1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng lẻ
Để đảm bảo giá trị pháp lý và tính hợp lệ trong quá trình phát hành, bàn giao hóa đơn điện tử cho khách hàng lẻ, người bán không chỉ cần phải đảm bảo mẫu hóa đơn tuân thủ theo các định dạng chuẩn hóa về dữ liệu theo quy định của cơ quan Thuế mà đồng thời còn phải đáp ứng yêu cầu nội dung hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Tại khoản 1a và 1b điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC có chỉ rõ các quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên liên hóa đơn. Khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, người bán phải đảm bảo hóa đơn thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định trên. Cụ thể như sau:
- Sử dụng một trong số các chữ số tự nhiên 1;2;3;4;5;6 để thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn. Ví dụ số 1 – ký hiệu của hóa đơn điện tử giá trị gia tăng, số 2 – ký hiệu hóa đơn điện tử bán hàng,… Người dùng cần phát hành hóa đơn với ký hiệu phù hợp mục đích sử dụng theo quy định trên thì mới được công nhận hợp lệ.
- Sử dụng một dãy bao gồm 6 ký tự chữ số và chữ viết làm ký hiệu hóa đơn, nhằm mục đích thể hiện các thông tin về hóa đơn. Thông thường, dãy mã sẽ bao gồm ký tự đầu tiên là 01 chữ cái C – hóa đơn điện tử có mã hoặc K – hóa đơn điện tử không có mã; 02 ký tự sau chỉ năm lập hóa đơn, ký tự thứ 04 là một trong các chữ cái T,D,L,M,N,B,G,H thể hiện loại hóa đơn và 2 ký tự cuối do người bán căn cứ vào nhu cầu quản lý thực tế để điền.
Ngoài ra, trong điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng chỉ rõ các quy định liên quan đến nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Cụ thể:
- Tại khoản 1 có nêu rõ trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên bán phải tiến hành lập và giao hóa đơn cho người mua. Trong nội dung hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin theo đúng quy định tại điều 10, ví dụ như: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn; Số hóa đơn; Thông tin người bán và người mua bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế; Thông tin về hàng hóa dịch vụ bao gồm: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; Chữ ký số của bên bán (cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức) và chữ ký số của người mua (không bắt buộc);…
- Tại điều 12 nghị định 123 yêu cầu hóa điện tử cần phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật như về sử dụng định dạng XML và quy định về độ dài trường dữ liệu.
Đây được xem là cơ sở để người bán dựa vào và thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng lẻ nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lệ theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
>>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như thế nào? Hướng dẫn 2 cách tra cứu hóa đơn trực tuyến đơn giản, nhanh chóng.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ trên VNPT Invoice
Để có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ trên ứng dụng VNPT Invoice, người dùng cần thao tác theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VNPT Invoice
- Người dùng mở trình duyệt website trên máy tính hoặc laptop ra, mở link xuất hóa đơn điện tử VNPT.
- Điền thông tin theo yêu cầu rồi nhấn [Đăng nhập] để truy cập vào hệ thống.
Bước 2: Tạo mới hóa đơn
- Người dùng tìm đến trang “Danh mục hóa đơn” và kích vào nút [Tạo mới], hệ thống sẽ chuyển sang giao diện [Thêm hóa đơn] và yêu cầu “Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn” cần tạo.
- Người dùng điền đầy đủ các trường thông tin mà hệ thống yêu cầu, bao gồm: Tên hóa đơn, Địa chỉ đơn vị, Tên khách hàng/người mua, Hình thức thanh toán, Danh sách sản phẩm/dịch vụ cung cấp. Chú ý những mục có đính kèm dấu “*” đỏ là bắt buộc phải điền.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người bán cần kiểm tra lại kỹ càng, xác nhận chính xác rồi nhấn vào nút [Tạo mới] để lập hóa đơn.
Bước 3: Phát hành
- Tìm đến danh sách hóa đơn được lập, nhấn chọn hóa đơn cần xuất.
- Sau đó nhấn vào [Phát hành mã hóa đơn đã chọn] rồi kích [Đồng ý] .
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
- Sau khi nhấn [Đồng ý], hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập mã pin chữ ký số VNPT.
- Người dùng nhập chính xác mã pin, hóa đơn sẽ được ký số thành công và có thể gửi trực tiếp cho người bán hoặc tải về để in ra.
Để tham khảo cách xuất hóa đơn chi tiết trên phần mềm VNPT Invoice, bạn đọc có thể tham khảo bài viết Tải hóa đơn điện tử VNPT và thực hiện theo hướng dẫn trong đó.
Trên đây là một số chia sẻ liên quan đến cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ theo Thông tư 78 mà người bán cần nắm được để thực hiện chính xác.
Discussion about this post