CoDX Document – Giải pháp sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học – hiệu quả

Công việc sắp xếp hồ sơ tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng trong việc quản lý và sử dụng sau này. Vậy, cách sắp xếp hồ sơ văn phòng như thế nào khoa học và hiệu quả nhất.

Cùng CoDX theo dõi quy trình 4 bước sắp xếp hồ sơ chuẩn cho mọi doanh nghiệp.

1. CoDX Document giúp sắp xếp, quản lý hồ sơ doanh nghiệp sau số hóa an toàn – thống nhất

Với số hóa hồ sơ, sử dụng phần mềm lưu trữ, quản lý CoDX Document là giải pháp tối ưu, hiệu quả và khoa học nhất cho các doanh nghiệp trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ. 

CoDX Document giúp ích gì cho hồ sơ doanh nghiệp sau số hóa:

• Toàn bộ hồ sơ sau số hóa được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất từ hệ thống CoDX. Giúp loại bỏ nguy cơ dữ liệu bị phân tán, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin dữ liệu.
• Tính năng phân quyền chia sẻ, sửa, xóa, di chuyển, … linh hoạt cho từng bộ phận phòng, cá nhân.
• Tích hợp công nghệ tìm kiếm OCR hiện đại, giúp tiếp cận hồ sơ công việc nhanh chóng, tìm kiếm dễ dàng.
• Hệ thống lưu trữ và quản lý CoDX Document được xây dựng theo chuẩn Dublin Core.
• Quản lý lịch sử tương tác và các phiên bản hồ sơ giúp truy vết hành động, kiểm soát và quản lý tốt nhất nguồn hồ sơ của doanh nghiệp.
• Tính năng đánh giá sao giúp nhận biết được chất lượng tài liệu, phản ánh tính hữu ích của hồ sơ đối với nhân viên.
• Hệ thống liên thông đến các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp như trình ký phê duyệt; công việc; quy trình, …
• Chia sẻ an toàn, linh hoạt mọi cá nhân thông qua email hoặc hệ thống mạng nội bộ miễn phí CoDX Workspace.

Thông tin về phần mềm CoDX Document:

Nhanh tay đăng ký khởi tạo hệ thống CoDX Document hoàn toàn tự động, không tốn phí ban đầu, để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn:

Chỉ từ 499.000 VNĐ cho một phần mềm, doanh nghiệp sẽ được tặng kèm 3 phân hệ miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

2. 4 Bước sắp xếp hồ sơ văn phòng chuẩn khoa học

Quy trình 4 bước sắp xếp hồ sơ văn phòng như sau:

Bước 1: Phân loại hồ sơ tài liệu

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Bước 3: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ

Bước 4: Chọn tủ, kho lưu trữ hồ sơ tài liệu

Cụ thể như sau, 

Bước 1: Phân loại hồ sơ tài liệu

Các yếu tố tiêu chí giúp phân loại hồ sơ dễ dàng và khoa học cho văn phòng doanh nghiệp:

• Phân loại hồ sơ theo chủ đề: các hồ sơ có chủ đề liên quan cần được xếp chung vào một vị trí để thuận tiện cho việc tìm kiếm sử dụng và quản lý.
• Phân loại theo hồ sơ dự án: Với hồ sơ về dự án, nên xếp chung các dự án có liên quan ở cùng một chỗ lưu trữ.
• Phân loại hồ sơ theo giai đoạn thời kỳ: phân loại theo quý, năm, 6 tháng đầu năm hoặc cuối năm.

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại xong, tiến hành cách sắp xếp hồ sơ văn phòng vào vị trí lưu trữ

• Sắp xếp theo thứ tự đề mục: sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc theo tính chất hồ sơ như chưa xử lý, đã xử lý xong hoặc đang chờ, …
• Sắp xếp theo trình tự thời gian: hồ sơ được tạo lập trong thời gian gần nhất cần sắp xếp ở vị trí bên ngoài, ngược lại với hồ sơ có thời gian lâu.

Bước 3: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ

Lập danh mục chi tiết và cụ thể cho từng nhóm hồ sơ có liên quan sẽ giúp cho việc tìm kiếm, sử dụng và quản lý dễ dàng hơn.

Nên tạo lập các doanh mục nên và theo dõi tình trạng trên phần mềm, máy tính và cập nhật dữ liệu thường xuyên.

Bước 4: Chọn tủ, kho lưu trữ hồ sơ tài liệu

Cuối cùng trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng là chọn loại hình lưu trữ hồ sơ phù hợp nhất.

 Một số gợi ý bạn có thể tham khảo:

• Dùng bìa, kẹp file, bìa còng cho hồ sơ lưu trữ
• Nếu diện tích văn phòng hẹp, nhỏ có thể chọn phương án dùng tủ treo tường.
• Với hồ sơ không dùng, hãy lưu trữ chúng vào thùng và để ở vị trí trong cùng
• Hồ sơ dùng nhiều nên để ở nơi dễ lấy, dễ tìm kiếm
• Dùng ghi chú để phân biệt các nhóm, danh mục hồ sơ với nhau.

3. Thực hiện số hóa hồ sơ doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết trong chuyển đổi số

Thực hiện số hóa hồ sơ là yêu cầu bắt buộc mà các doanh nghiệp cần thực hiện, nhất là trong xu hướng chuyển đổi số như hiện nay. Tại sao như vậy,

• Số hóa hồ sơ nói riêng hay số hóa doanh nghiệp nói chung là bước đầu tiên quyết trong xu hướng chuyển đổi số của chính phủ được thể hiện tại quyết định Quyết định số 749/QĐ-TTg.
• Thực hiện số hóa và lưu trữ hồ sơ giúp giảm thiểu nguy cơ thất thoát, mất mát trong quá trình lưu trữ. 
• Nâng cao hiệu suất làm việc khi hồ sơ được quản lý, lưu trữ trên một nền tảng thống nhất.
• Tiết kiệm 90% chi phí so với lưu trữ truyền thống (mua thuê kho lưu trữ, chi phí giấy phát sinh khi in ấn, …)

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang dần thực hiện số hóa và lưu trữ không chỉ hồ sơ mà còn là hệ thống quy trình vận hành hoạt động của toàn doanh nghiệp. Những phần mềm số hóa nhanh chóng ra đời để đáp ứng đủ và đúng các nhu cầu trên.

Liên hệ ngay CoDX để tư vấn các giải pháp chuyển đổi số và lưu trữ quản lý tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng những thông tin liên quan về cách sắp xếp hồ sơ văn phòng được giới thiệu hữu ích, giúp bạn có được phương pháp sắp xếp và quản lý tốt nhất. Liên hệ ngay CoDX để nhận được sự hỗ trợ tối đa cho việc lưu trữ hồ sơ sau số hóa.