Sapo: Ngày lập và ngày ký hóa đơn theo Thông tư 78 có những quy định cụ thể mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định này và cách thực hiện đúng.
Tổng quan về Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC, được ban hành bởi Bộ Tài chính vào ngày 17 tháng 9 năm 2021, hướng dẫn chi tiết về việc triển khai hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư quy định rõ ràng về các loại hóa đơn điện tử, cách thức lập và ký hóa đơn, cũng như các tiêu chí lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Một trong những điểm mới quan trọng của Thông tư 78 là quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn. Theo đó, ngày lập và ngày ký hóa đơn theo Thông tư 78 được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch. Cụ thể, ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn theo Thông tư 78 có thể khác nhau, nhưng phải tuân thủ các quy định về thời gian và quy trình lập hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát các giao dịch điện tử, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế. Việc hiểu rõ ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là rất quan trọng để tránh các sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Sự khác biệt giữa ngày lập và ngày ký hóa đơn
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ngày lập hóa đơn là ngày ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch. Thời điểm lập hóa đơn phải là khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc khi thu tiền nếu thu trước. Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, nhưng phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Ngày ký hóa đơn theo Thông tư 78 là thời điểm người bán sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, cũng được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch. Thời điểm ký hóa đơn thường diễn ra sau khi lập hóa đơn và trước khi gửi cho người mua. Người bán có trách nhiệm ký hóa đơn đúng thời hạn để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.
Tóm tắt lại, ngày lập hóa đơn là ngày thực hiện giao dịch, trong khi ngày ký hóa đơn là ngày người có thẩm quyền ký trên hóa đơn. Ngày ký hóa đơn có thể trước hoặc sau ngày lập hóa đơn, nhưng không được trước ngày thực hiện giao dịch.
Cách xác định ngày lập & ngày ký hóa đơn chính xác
Việc xác định ngày lập và ngày ký hóa đơn theo Thông tư 78 là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Cách xác định ngày lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn là ngày ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn phải là khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc khi thu tiền nếu thu trước.
- Trường hợp giao hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc giao hàng.
- Trường hợp cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
- Trường hợp thu tiền trước: Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, nhưng phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Cách xác định ngày ký hóa đơn
Ngày ký hóa đơn là thời điểm người bán sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm ký hóa đơn thường diễn ra sau khi lập hóa đơn và trước khi gửi cho người mua. Người bán có trách nhiệm ký hóa đơn đúng thời hạn để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.
- Thời điểm ký hóa đơn: Là thời điểm người bán sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
- Trách nhiệm của người bán: Người bán phải ký hóa đơn đúng thời hạn để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.
- Việc hiểu rõ ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau theo Thông tư 78 giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát các giao dịch điện tử, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.
Ngày lập và ngày ký hóa đơn là hai thông tin quan trọng trên hóa đơn điện tử, đóng vai trò xác định thời điểm phát sinh giao dịch và tạo cơ sở cho việc quản lý thuế. Việc sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử là bắt buộc để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của hóa đơn. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận và có thể dẫn đến các rủi ro như: không được công nhận là chứng từ hợp lệ, bị phạt tiền theo quy định của pháp luật và gặp khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp về thuế. VNPT SmartCA là dịch vụ ký số từ xa của VNPT, được thiết kế để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn bảo mật eIDAS của Châu Âu và các tiêu chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam. VNPT SmartCA là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp trong việc sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và an toàn cho các giao dịch thương mại.
